Sådan bookes en hotelblok til dit bryllup

FOTO AF KATE HEADLEY

I denne artikel



Sådan bookes en hotelblok Tips til reservation af en hotelblok Hotel Block Etiquette

En vigtig del af en fantastisk bryllupsoplevelse for enhver gæst er et behageligt og praktisk sted at hvile hovedet i slutningen af ​​natten. Hvis gæsterne ikke er fortrolige med, hvor du bliver trukket, vil de gerne have hjælp til at finde ud af, hvor de skal bo. Og mens du kunne spille rejsebureau for hver enkelt deltager, der er en lettere måde: hotelblokken.



Hvad er en hotelværelsesblok?

En hotelblok er et sæt hotelværelser, der er afsat til en gruppe eller begivenhed til en aftalt sats. Den mindste blok starter typisk ved ti værelser.



Ved at forhandle priser på et forudvalgt hotel sparer du kære tid og penge, mens de deltager i dit bryllup - og sørg for, at de bliver omgivet af andre deltagere, så de gode tider kan strække sig før og efter receptionen. Mens du bestemt vil koordinere en hotelblok, hvis et stort segment af gæster kommer fra ud af byen, eller du planlægger en destination bryllup , det er også en god idé, selvom de fleste gæster er lokale.

'Alle i dag ønsker at fremme deres oplevelser,' siger Victoria Ayers fra Cescaphe Event Group. 'Nogle gange ønsker folk at overnatte og gøre bryllupsweekend til en længere ferie.'

Mød eksperten



Victoria Ayers er direktør for klientservice hos Philadelphia's Cescaphe Event Group . Victoria og hendes team hjælper par med at navigere i bryllupsplanlægningsprocessen og booker over 800 værelsesblokke årligt på vegne af deres par.

Klar til at begynde at koordinere en hotelblok til dit bryllup? Læs videre for alt hvad du behøver at vide, herunder hvordan du får de bedste priser og tip til at score opgraderinger.

Sådan bookes en hotelværelse

1. Bestem, hvor mange værelser du har brug for.

Dette afhænger af din gæsteliste. 'Find ud af, hvor mange mennesker der rejser ind fra ud af byen, der skal deltage,' siger Ayers. 'Hvis 50 procent af din gæsteliste rejser, så prøv at matche denne procentdel.' Da de fleste gæster rejser i par eller køber med venner, vil du gerne have omkring halvdelen af ​​antallet af værelser for det samlede antal gæster, der har brug for dem, plus en lille buffer. For eksempel: Hvis du har en gæsteliste på 200 personer, hvor 50 til 60 procent af gæsterne rejser til fejringen, vil du gerne have plads til omkring 120 gæster.Det svarer til 60 værelser, men bekymre dig ikke om, at det er perfekt. 'Hvis ikke alle har brug for et værelse, udfylder brudeselskabet eller andre venner og familie,' tilføjer Ayers.

2. Bestem, hvor mange blokke du har brug for.

Når du kender dit værelsesnummer, kan du finde ud af, hvor mange blokke der skal bookes. Blokstørrelser varierer fra hotel til hotel, men de er normalt mellem 10 og 30 værelser, hvor større hoteller tilbyder større blokke. Per Ayers går blokke i virksomhedskæder som Marriott og Hilton typisk ikke over 25, og hun ser sjældent noget over 30, medmindre det er en privatejet ejendom.

3. Shop rundt for de bedste priser.

Ayers anbefaler at ringe til 3 til 5 hoteller i området for at bestemme de laveste priser. 'Du vil blive overrasket over, hvor meget de kan variere,' siger hun. 'Hotellets størrelse, hvis de allerede har grupper booket til din dato, konference eller større begivenhedstrafik ... det kan alle påvirke værelsesprisen.'

Sørg for at notere, når en noteret sats er indstillet til at udløbe. ”Et hotel garanterer typisk kun en pris i cirka to uger,” siger Ayers. Derefter er der en god chance for, at det vil stige.

4. Vær klar over din aftale.

Gå med en høflighedsblok, når det er muligt. ”En høflighedsblok er ligesom det lyder,” siger Ayers. “En høflighed, som hotellet tilbyder dig.” Med en høflighedsblok er du ikke økonomisk ansvarlig for værelser i din blok, der ikke udfyldes. Efter en bestemt afskæringsdato frigiver hotellet de usolgte værelser fra blokken og gør dem tilgængelige for andre gæster. Hvis du beder om at reservere et antal værelser langt over hotellets tildelte blokstørrelse - som f.eks. 50, når standardblokstørrelsen er 25 - kan hotellet bede om at logge af med en nedslidningshastighed.I dette tilfælde, du vilje være økonomisk ansvarlig for alle rum op til en vis procentdel af den større blok, der ikke fyldes.

Slidningshastigheder varierer, men pr. Ayers svæver de typisk omkring 80 procent. For en anmodet blok på 50 værelser vil det betyde, at din fest bliver forpligtet til at fylde 40. Hvis din fest kun udfylder 35, skal du som skaberen af ​​blokken betale for de resterende fem værelser. Høflighedsblokke kræver typisk ikke en hård kontrakt, men et hotel kan vælge en kontrakt, eller de kan muligvis fjerne dine betalingsoplysninger, hvis der er tale om en slidprocent.

5. Få ordet ud.

Når du har sikret din hotelblok, skal du føje oplysningerne til dit bryllupswebsted. Hvis du sender ud papirinvitationssuiter , kan du også medtage oplysningerne på et kortindlæg til indkvartering. Her er en måde at formulere meddelelsen på:

For din bekvemmelighed er der reserveret en blok på [HOTEL NAVN.] Brug følgende link til at reservere dit værelse online. Du kan også ringe til hotellet direkte på [TELEFONNUMMER]. Se brylluppet [SIDSTE NAVN], og sørg for at reservere dit værelse inden [UDSKRIFTSDATO] for at modtage den nedsatte pris.

En hotelblok åbner typisk et år før og lukker ca. 30 dage før din bryllupsdato.

Tips til reservation af en hotelværelsesblok

Book så tidligt som muligt.

Som i, så snart du har låst dit bryllupssted og dato. Dette vil ikke kun sikre de laveste mulige priser for dine gæster, men det vil også give gæsterne mulighed for at lave rejseplaner, så snart de modtager deres Save-the-Dates.

Vær strategisk med hensyn til placering.

Mens dine hotelblokke skal være bekvemme for dit sted (i en by, der er 15 til 20 minutter væk fra det sted, hvor du gifter dig, er det ideelt), men det er faktisk vigtigere, at de er tæt på hinanden. 'På den måde er det let for folk at komme til stedet, hvis du er vært for en brunch eller en efterfest,' siger Ayers. ”Eller hvis du tilbyder transport til brylluppet, skal [bus eller vogn] kun foretage et stop, som folk kan mødes ved. Det sparer tid i det lange løb. ”

Forhandle om de bedste priser.

'Hvis du vælger mellem to hotelblokke, skal du være åben med sælgeren,' siger Ayers. ”Spørg, om de kan føje værelser til blokken eller droppe taksten. Det er ikke garanteret, men absolut værd at spørge, om du har svært ved at beslutte. ' Efter Ayers erfaring kan der være noget vridningsrum mellem $ 10 og $ 30 på priser og fleksibilitet på op til fem ekstra værelser på en blok.

Du bør også forhøre dig om tilbud til dig og din ægtefælle (nogle hoteller udgør et par værelse på deres bryllupsaften som en del af blokincitamentet) samt nedsatte priser for hjælpearrangementer, der afholdes på hotellet før og efter hovedfejringen. 'Hvis du bestiller en brunch på det tidspunkt, du bestiller blokken, kan du bede om 10 procent rabat ved reservationen,' tilbyder Ayers som et eksempel.

Kend de magiske ord for frynsegoder.

Når et hotel vender tilbage til dig med deres priser, så spørg om de tilbyder 'nogen specielle indrømmelser baseret på afhentning.'

”Et hotel ved, hvad du mener med det,” siger Ayers, der forklarer, at “indrømmelser” er særlige frynsegoder, der gives til et par for at ramme en procentdel af de reserverede værelser (“afhentning”) inden for deres blok. Afhentningen er normalt høj - omkring 90 procent - og frynsegoder kan variere. Hvad Ayers ofte ser, er en opgraderet suite til begge sæt af parernes forældre eller evnen til at booke en suite til en standard værelsespris.

Hvis du er villig til at blive lidt smidig - og du er sikker på antallet af værelser, som din fest vil reservere - kan afhentningskoncessioner også være en anden grund til at gå med mere end en blok. Hvis du ved, at du reserverer 90 procent af din blokering på hvert hotel, kan du sprede disse frynsegoder til flere bryllups-VIP'er, som bedsteforældre eller medlemmer af brudeselskabet.

Hotelværelsesbloketikette

Hvad skal prispointforskellen være for mine hotelblokke?

Hvis du vil reservere mere end en blok, er det en god ide at tage hensyn til alle budgetter. Mens nogle deltagere måske er begejstrede for at sprøjte på en 5-stjernet boutique-ejendom, har andre muligvis brug for noget mere økonomisk. Når du vælger dine blokke, vil du have mindst en forskel på $ 40 til $ 50 i priser, især hvis dit dyrere hotel løber over $ 200 pr. Nat.

Hvem betaler for hotelværelserne?

”Den, der bestiller værelset, skal betale for værelset,” siger Ayers. Det betyder, at det ikke er parrets eller værten for brylluppets ansvar at dække ophold for gæster.

Hvad er den bedste måde at uddele velkomstposer på?

Der er to almindelige måder at få velkomstposer til dine gæster:

  1. Få receptionens agent til at uddele tasker direkte til dine bryllupsgæster ved indtjekningen. Dette er normalt en gratis service.
  2. Få poserne leveret direkte til dine gæsters værelser. Dette er uden tvivl en mere luksuriøs måde at præsentere dem på, men det medfører normalt en pris pr. Ayers, et gebyr på $ 3 til $ 8 pr. Værelse.

Du kan ringe til et hotel når som helst inden brylluppet for at gennemgå og / eller opdatere din værelsesliste. Gæster har muligvis booket ved hjælp af kreditkortpoint eller et tredjepartswebsted i stedet for direkte med din blok, så de er muligvis ikke på listen for at modtage en velkomstpose.

Sådan planlægger du et rejsebryllup: Tips og etikette

Redaktørens Valg


Vil Meghan Markle og prins Harry tilbringe natten før deres kongelige bryllup sammen?

Kongelige Bryllupper


Vil Meghan Markle og prins Harry tilbringe natten før deres kongelige bryllup sammen?

'Det var natten før det kongelige bryllup, så hvor vil prins Harry og Meghan Markle sandsynligvis være?

Læs Mere
5 ting du aldrig vidste om Paris

Placeringer


5 ting du aldrig vidste om Paris

Den sagnomsuste City of Love har et par tricks i ærmet, som selv parisiske hyppige måske ikke kender til. Se 5 ting, du ikke ved om Paris

Læs Mere